Как планировать свой день

Проблема недостатка времени актуальна для наших дней. Мир развивается так стремительно, что от человека требуется постоянное постижение неизвестной ему информации и овладение новыми навыками. Если еще несколько десятков лет назад для успешности было достаточно выполнять определенный фиксированный объем работы, то сегодня этот показатель все время растет. Однако, если гнаться за всем и сразу, возможности просто пожить не останется. На помощь приходит планирование.

Зачем планировать свой день?

Планирование — это инструмент не только для эффективного использования имеющегося времени, но и его сокращения. Приравнивать планирование к обычному списку дел не совсем правильно. Планирование — не просто перечисление действий в определенной последовательности, но и умение выбирать, что нужно сделать, почему именно это и в какое время.

Люди, уже освоившие искусство планирования, выделяют для себя в нем следующие преимущества:

• дисциплина (контроль собственного поведения, воспитание силы воли);
• увеличение свободного времени (возможность уделить внимание хобби или делам, уже давно отложенным в так называемый «долгий ящик»);
• работа делается быстрее (если все под контролем, эмоциональные стрессы отсутствуют);
• больше возможностей добиться успеха (когда разработан четкий план, цель уже не кажется такой далекой);
• голова не загружена лишней информацией (все нужное зафиксировано на бумаге).

СПРАВКА! При составлении плана на день очень важно слушать свои биологические часы. Человек только сам знает точно, в какое время он чувствует прилив сил и энергии. У одних пик активности приходится на вечер, у других — с первыми лучами солнца.

Планируем свой день: основные способы

В крупных компаниях уже начали открывать вакансии тайм-менеджеров: они занимаются оптимизацией рабочего времени персонала. К популярным методикам планирования дня, известным в психологии, можно отнести следующие.

• Техника «Помидор». Направлена на то, чтобы помочь сконцентрироваться на определенном деле. Суть в чередовании рабочего времени и перерывов. Человек сначала трудится 25 минут, а затем 5 минут отдыхает. Важно выполнять дела с максимальной отдачей и минимальным отвлечением в установленный промежуток. Таким образом, производительность измеряется количеством «помидорок», выполненных за трудовую смену.

• Интеллект-карты. Технику разработал английский психолог Тони Бьюзен. Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему. В центре листа проставляется дата, а от нее прочерчиваются ветви с различными категориями дел. На таких картах удобно отмечать выполненные задачи и добавлять новые.

• Метод GTD. Автор методики Дэвид Аллен признан одним из лучших теоретиков личной эффективности. А его книгу «Как привести дела в порядок» называли бизнес-книгой последних десятилетий. В основе лежит принцип о том, чтобы хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе (например, в блокноте). И использовать не спонтанное планирование, а четкую систему алгоритмов.
• Матрица Эйзенхауэра. Способ помогает разделить задачи по степени важности. В качестве инструмента применяется специальная таблица из четырех полей-квадратов.

• Анализ «ABC». Методика полезна там, где нужно расставить приоритеты среди различных направлений. Группа А — важное и срочное, B — дела средней важности, C — дополнительная деятельность.
• Техника планирования «1–3–5». В список заносят одно важное дело, 3 средних и 5 мелких. Они уже распределены по степени важности, и это помогает избавиться от ощущения аврала.
• Пирамида Франклина. В основе любой задачи, по мнению Бенджамина Франклина, лежат жизненные ценности и моральные ориентиры. Ученый называл их добродетелями и выделил для себя 13 основных. К ним относились спокойствие, трудолюбие, кротость, решительность и другие. В специальной тетради была отведена страница на каждый жизненный принцип. Таким образом, ежедневно Франклин сосредотачивался на одной из добродетелей и по вечерам отмечал промахи, допущенные на пути к моральному совершенству.

СПРАВКА! Интересна и методика с шуточным названием «Поедание лягушки». У каждого есть дела, которые все время откладываются на потом. Постепенно они накапливаются и начинают психологически давить на человека. Однако, если каждое утро «съедать лягушку» (выполнять какую-то нудную задачу), постепенно все придет в норму.

Как планировать день в ежедневнике?

Когда воображение рисует образ успешного человека, в руках у него непременно будет ежедневник. Есть даже такое выражение: не записал — не запомнил. Это может быть как дорогой блокнот в кожаном переплете, так и простая школьная тетрадь.

Не нужно стараться вести ежедневник правильно и красиво. Во-первых, «неправильно» в этой ситуации не бывает. Во-вторых, планер — личная вещь одного конкретного человека. Записи должны быть удобны именно владельцу записной книжки. Когда выработается привычка везде брать с собой ежедневник, можно пробовать разные системы: трекеры привычек, постановки целей. Главное — не все сразу, а постепенно.

Способов ведения ежедневников огромное количество. Вот лишь некоторые из них.

• To Do лист. Подразумевается стандартный список дел на день, где постепенно отмечается то, что уже не актуально.

• Система «Утро-день-вечер». Лист делится на 4 части: указанное время суток + колонка «разное», куда заносятся дела, не привязанные ко времени. Подходит для тех, кто пользуется ежедневником не только на работе, но и дома.
• Система Яны Франк. Художница придумала свою концепцию планирования, которая может вполне подойти творческим людям. Смысл в том, что каждый час делится на 45 минут для основного дела и 15— для дополнительного. Ежедневник для ведения такой системы нужно покупать большой — формата А4. Чтобы все дела не перепутались, лучше использовать несколько цветных ручек.

• Автофокус. В тетрадь выписывают абсолютно все задачи, приходящие в голову. Если среди них есть привязанные к конкретному числу, это обозначают. Когда нет срочных дел, взглядом пробегают по списку и выбирают те, к которым лежит душа.

• «Список не дел». Метод создан для того, чтобы научиться расставлять приоритеты. Все задачи распределяются на 3 категории: дела, завершенные дела, не дела. В первую можно добавить не более трех пунктов. Остальные занятия считаются не такими важными.

Планирование рабочего времени

Каждый из нас хотя бы раз в жизни был в такой ситуации: весь день занят, напряженно работаешь, но в конце оглядываешься назад и понимаешь, что ничего существенного сегодня в итоге и не сделал. Чтобы не проводить свой день «как получится», стоит придерживаться ежедневного распределения рабочего времени. Здесь все достаточно индивидуально, однако существуют и общие рекомендации.

• Принцип 70/30. Расписать по пунктам абсолютно все свое время невозможно: все равно какие-то действия будут расходиться с расписанием. Поэтому лучше всегда какую-то часть оставлять свободной: потом не придется себя упрекать, если что-то пойдет не так.
• План на следующий день составляют вечером накануне. По окончанию можно подвести итог и добавить запись: я молодец, я все успел. Мелочь, но приятно.
• Минуты отдыха должны быть в каждом рабочем часе. В моменты передышки не стоит лежать на диване или плевать в потолок. Даже это время можно потратить с пользой: сделать зарядку, прогуляться, привести в порядок рабочее место.
• Планирование нельзя путать с целями. Цели могут быть грандиозными, но для их достижения должно быть составлено грамотное планирование. Лучше одно дело делать небольшими порциями, но ежедневно, чем хаотично и наспех.
• В выходные дни должен требуется составление другого плана с основным уклоном именно на отдых.
• Чтобы понять, какой алгоритм работы действительно подходит, необходимо анализировать уже накопленный опыт и учитывать специфику своей специальности (врач и офисный работник не смогут выстроить рабочий день в одном темпе).

Как планировать день руководителю?

У людей, занимающих руководящие должности, планирование обычно направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации своего бренда или повышение влиятельности на рынке. Чем выше занимаемое положение, тем шире круг обязанностей.

• Для долгосрочного планирования еще с советских времен популярен период продолжительностью в 5 лет. Его удобно делить на этапы для анализа: полгода, год или два года. Во многих компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам.
• Возможно использовать и минимальный критерий планирования. Он равен одному рабочему дню.

Грамотно спланировать свой день руководителю также помогут следующие советы.

• Задачи делят на две группы: гибкие и жесткие. Первые возможно выполнить в любое удобное время. Вторые привязаны к конкретной дате. Когда не хватает времени, начинают с самых важных.
• При объемных задачах необходимо реально оценивать свои возможности. Желательно заложить и запас времени: скорее всего, от выполнения будут отвлекать телефонные звонки, незапланированные визиты подчиненных, те или иные форс-мажорные обстоятельства.
• Для сотрудников лучше сразу выставить границы: обозначить время, в которое точно нельзя беспокоить. Здесь пригодится табличка на двери кабинета.
• В любом коллективе найдется минимум несколько человек, на которых можно спокойно переложить часть своих обязанностей. Если руководитель все делает сам, это плохой руководитель. Его задача — лишь курировать деятельность, а не выполнять за других.
• В плане стоит прописывать не только сами дела, но и результат, который планируется достичь.
• Нельзя забывать и о личном развитии — семинарах, тренингах и курсах повышения квалификации.

СПРАВКА! Настроиться на выполнение сложной задачи помогают определенные ритуалы. У каждого они свои: чашечка ароматного кофе в начале рабочего дня, прослушивание приятной музыки по дороге в офис, легкая физическая разминка.

У любого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если в плотном графике не находится места для хобби и отдыха, нужно срочно пересмотреть свой режим дня. Грамотное планирование позволит не только сделать больше, но и даст возможность заняться тем, что вечно откладывается и переносится.